Hal-hal yang harus diurus sebelum memulai studi PhD di Australia

Setelah sekian lama tidak menulis karena Sibuk (*sitik-sitik bubuk), alhamdulillah saya ada waktu dan mood untuk menulis lagi. Berikut adalah tulisan sebelumnya tentang hal-hal yang perlu di urus setelah sampai di Australia (seperti lapor diri, buat akun bank, beli simcard, beli go card/kartu transportasi, dan sebagainya yang berkaitan dengan kehidupan di Australia, khususnya Brisbane).

Untuk tulisan kali ini, saya ingin menulis mengenai hal-hal apa saja yang terkait dengan studi/kampus yang harus di urus setelah sampai di Australia, dalam hal ini khususnya di The University of Queensland. Tapi saya rasa ini akan sama di kampus manapun (kampus Australia) karena mereka punya standard CommonWealth. Jadi InsyaAllah bagi yang tertarik untuk studi di Australia, ini bisa jadi salah satu referensinya.

Tapi yang perlu diketahui, untuk kasus saya ini adalah studi PhD/S3, jadi bagi yang studi S2/master pasti sedikit berbeda. Baik, begini apa saja dan langkah-langkahnya yang perlu dilakukan untuk mulai studi di UQ.

Model S3 di sini per research quarter (RQ), satu tahun ada 4 research quarter, silahkan bisa dilihat di gambar di bawah ini:

LoA saya tadinya RQ3 tapi karena ada satu lain hal, saya request defer ke RQ4, jadi sesuai dengan tanggal untuk RQ4 itu mulai studinya Oktober, nah maksimal commencement date itu tgl 14 Oktober. Jadi saya bisa datang kapan saja sebelum tanggal 14 Oktober.

Setelah sampai di UQ, saya kontak RHD (Research Higher Degree) admin, dan menyampaikan bahwa saya sudah sampai di UQ, oya.. dari Bandara Brisbane ke UQ ada fasilitas penjemputan gratis juga lho, tapi harus daftar dulu, lumayan lho kalau pakai taksi ongkosnya bisa 80 AUD. Intinya, jangan datang mepet kan, tentu harus ngurus tempat tinggal dan sebagainya kan? buat akun bank, dan keperluan lainnya seperti di tulisan saya sebelumnya.

Setelah kontak dg RHD admin, nanti akan dikirimi email terkait dengan jadwal induksinya kapan, kebetulan oktober 2017 ini, tgl 1 nya hari sabtu, tanggal 2 minggu, tanggal 3 hari libur Queensland. Jadi  induksinya hari selasa tanggal 4 Oktober. Kita nanti ditempatkan di satu ruangan bareng-bareng dengan calon mahasiswa PhD yang lain tapi masih dalam satu school. Di situ diterangkan mengenai banyak hal, dari mulai bagaimana sistem PhD di sini dan sebagainya. Intinya yang diterangkan di induksi itu kurang lebih bisa dibaca di sini (UQ get started)

Semuanya sudah lengkap dari mulai apa saja yang harus dilakukan di minggu pertama, bulan pertama, tahun pertama dan sebagainya. PhD di sini dibagi jadi 3 periode, yang pertama yaitu setelah commencement sampai satu tahun pertama. Di akhir tahun pertama ada “konfirmasi” di sinilah nanti kami di sidang terbuka ada panelisnya, menyampaikan apa saja yang sudah dilakukan selama satu tahun dan apa saja yang mau dilakukan kedepan. Jadi nanti publik juga bisa bertanya, dan nanti akan dinilai apakah layak dinyatakan sebagai PhD candidate apa tidak, kalau tidak lolos gimana? ya ngulang konfirmasinya hehe. Kalau lolos, alhamdulillah, akan resmi jadi PhD candidate. Setelah itu nanti ada “mid-term” yaitu di akhir tahun kedua, sama, sidang lagi, nanti apakah layak untuk lanjut ke step berikutnya apa tidak. Dan yang terakhir nanti di akhir tahun ketiga adalah “thesis review” di sini nanti dibahas thesis PhD nya ini layak untuk di submit apa tidak, setelah thesis review biasanya ada waktu 3 sampai 6 bulan untuk memperbaiki thesisnya, kemudian setelah itu submit thesis ke graduate school. Nanti graduate school akan mengirimkan thesis itu ke reviewer yang mana reviewernya dari kampus TOP lain di dunia atau dari company TOP dunia, misal temen saya kemaren thesisnya di review oleh Prof di Cambridge sama satunya lagi reviewernya adalah engineer di salah satu perusahaan besar di German. Nanti tinggal tunggu saja respon dari reviewer apakah layak apa tidak. Ini yang jadi penentu lulus PhD apa tidak hehe. Kalau perlu revisi ya direvisi, dan semoga besok kedepan saya lancar amiin. Jadi selama ini di UQ tidak ada sidang thesis doktoral terbuka gitu tidak ada, tapi ya tadi ada konfirmasi, mid-term, sama thesis review. Kabarnya nanti akan ada sidang terbuka terakhir gitu, tapi saya belum tahu itu benar apa tidak. Setelah diterangkan panjang lebar seperti di atas ini ketika induksi, kemudian kita diminta untuk mengisi commencement form, yang mana nanti setelah submit berarti resmi jadi mahasiswa UQ.

Wah malah ngelanjur njelasin panjang lebar, oke. Intinya setelah commencement, berarti resmi jadi student di UQ.

  1. Langkah selanjutnya adalah menunggu email, biasanya tidak sampai lebih dari tiga hari kerja. Di email itu nanti ada akun username dan password sementara, untuk student mail (@uq.net.au) dan kalau mahasiswa S3 nanti dapat email staff juga (@uq.edu.au). Setelah dapat student email, nanti login di my-SI-net dan melengkapi data di situ, termasuk data yang WAJIB dilengkapi adalah nomor HP dan alamat di Australia.
  2. Setelah, data di my-SI-net sudah lengkap tinggal datang saja ke building tempat mengurus student card, semua informasi yang di email ke kita itu lengkap, dari mulai pengurusan apa saja termasuk dimana mengurus student card. Tinggal datang aja dan tidak sampai 2 menit kok, wong tinggal duduk, difoto dan langsung jadi student cardnya.
  3. Setelah jadi student cardnya, nah bisa apply concession buat go-cardnya, jadi lumayan kan dapat diskon 50 % untuk naik bus, ferry, kereta dan sebagainya.
  4. Oya jangan lupa OSHC card, kartu asuransi, ini bisa diurus setelah kita dapat alamat permanen di australia, ya alamat rumah, tinggal login aja ke website allianz karena UQ bekerjasama dg perusahaan itu. Udah tinggal login pakai akun student UQ dan password tanggal lahir, nanti password bisa diganti, di website tersebut tinggal lengkapi data, termasuk nomor australia, dan alamat lengkapnya. Kemudian request OSHC card, nanti kartu akan dikirim ke rumah maksimal 5 hari kerja.
  5. Di my-Si-net juga nanti akan terlihat tagihan-tagihan apa saja yang harus dibayar dan log pembayaran apa saja yang sudah dibayar, jadi bagi yang dapat scholarship nanti dilihat saja di lognya, kelihatan sudah bayar belum untuk RQ ini. Nah salah satu yang harus dibayar oleh student adalah biaya Student Services Amenities Fee (SSAF) dan itu tiap RQ harus bayar, nomilanya sekitar 70an AUD. Oya ini bisa di reimburse ke scholarship provider. 

Nah bagian ini nih yang menurut saya luar biasa dan harus di contoh oleh kampus-kampus di Indonesia:

  1. Ketika Induksi nanti kita akan dibagikan formulir OHS (Occupational Health and Service) karena memang safety itu yang paling utama, jadi nanti formulir OHS itu di isi bareng-bareng sama supervisor, termasuk nanti diajak jalan-jalan di lorong building, ngeliatin dimana pemadam api, dan sebagainya. Setelah itu mahasiswa juga wajib mengerjakan tiga modul OHS secara online (soalnya pilihan ganda), dan harus lulus minimal 80 %. Tiga modul itu: General workplace safety, Fire safety, dan Code of Conduct. Oya kalau tidak lulus, bisa diulang sampai tidak ada batasnya yang penting bisa lolos lebih dari atau sama dengan 80%
  2. Selain itu juga ada Workerlist, yang mana juga diisi bareng sama supervisor, jadi kalau yang bekerja nanti ada kaitannya dengan animal, atau dengan manusia, nanti sama supervisor bakal ditanya udah paham belum ethic kerja/penelitian di bidang ini. Kalau saya krn jurusannya Computer jadi ya ndak ribet-ribet amat.
  3. Yang paling keren adalah, Research and integrity module, nanti di my-SInet ada modul yang harus dikerjakan, ada dua modul sih, yang pertama isinya quiz  yang cukup mudah untuk dikerjakan, topiknya tentang plagiarism, bagaiman cara mengutip, apa saja yang termasuk plagiarisme, sanksi apa saja yang akan didapat jika ketahuan menjiplak, apa itu kolaborasi dalam penelitian, apa bedanya kolaborasi dan kolusi, sanksi apa saja yang akan didapat jika melakukan kolusi dalam penelitian bersama. Nah yang pertama ini saya sudah lulus karena cukup mudah. Yang kedua, itu yang versi panjang termasuk disitu materi tentang research ethic and code of conduct yang banyak banget materinya yang harus dibaca. Ketentuannya juga sama minimal 80% baru bisa lulus, dan kalau yang kedua ini sifatnya wajib seperti OHS module yang tiga di atas.
  4. Setelah semuanya selesai, nanti akan dapat email untuk hadir orientasi, biasanya sebulan setelah commencement date, orientasi saya besok insyaAllah tanggal 14 November 2017.
  5. Ini RHD checklist, jadi bisa dilihat apa saja yang harus dilakukan di minggu pertama, bulan pertama, dengan checklistnya

Yang terakhir, biasanya butuh maksimal 1 minggu dari commencement bagi mahasiswa S3/PhD untuk dapat office, yaitu meja kerja beserta seperangkat komputer. Saya baru dapat sekitar minggu ke dua bulan Oktober. Selain itu student card kita juga sudah otomatis bisa buat buka pintu office. Oya modelnya juga tiap school ada share dapur(isinya standard, meja kursi tempat makan, microwave, pembuat copi, kulkas dan sebagainya), ada beberapa ruang share printer (printer room), dan student card kita otomatis diberi akses ke beberapa ruangan yang memang kita punya akses. School saya ITEE, yaitu di building 78, persis di samping UQ lake, jadi saya kalau berdiri liat jendela pemandangannya masyaAllah…  gambar dibawah ini pemandangan dari jendela meja saya.

 

Mungkin sekian dulu tulisan saya, semoga bisa bermanfaat, bagi yang males baca mau tahu tentang studi di Australia, saya ada nih videonya… silahkan bisa disaksikan

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s